E-Mails sind aus dem geschäftlichen Alltag nicht mehr wegzudenken. Sie enthalten oft wichtige Vertragsdokumente, Rechnungen und weitere geschäftskritische Informationen. Doch wussten Sie, dass Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, bestimmte E-Mails revisionssicher zu archivieren? In diesem Beitrag erklären wir, warum eine rechtssichere E-Mail-Archivierung unerlässlich ist und worauf Sie dabei achten sollten.

Gesetzliche Grundlagen der E-Mail-Archivierung

In Deutschland sind Unternehmen gemäß GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie der Abgabenordnung (AO) verpflichtet, steuerlich relevante E-Mails für sechs bis zehn Jahre aufzubewahren. Auch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und das Handelsgesetzbuch (HGB) spielen eine wichtige Rolle bei der Archivierung von Geschäftskorrespondenz.

Unterschied zwischen Backup und Archivierung

Ein häufiger Irrtum ist die Annahme, dass ein regelmäßiges Backup der E-Mails ausreicht. Während ein Backup zur kurzfristigen Wiederherstellung von Daten dient, sorgt eine rechtskonforme E-Mail-Archivierung für eine unveränderbare, langzeitige Aufbewahrung geschäftsrelevanter E-Mails. Zudem muss sichergestellt werden, dass die archivierten E-Mails jederzeit auffindbar und vor Manipulation geschützt sind.

Worauf Sie bei der E-Mail-Archivierung achten sollten

1. Unveränderbarkeit: Archivierte E-Mails dürfen nicht nachträglich verändert oder gelöscht werden.
2. Vollständigkeit: Alle relevanten E-Mails müssen automatisch archiviert werden, ohne dass Mitarbeitende sie vorher manuell auswählen müssen.
3. Auffindbarkeit: Die gespeicherten E-Mails müssen schnell und einfach recherchierbar sein.
4. Datenschutzkonformität: Die Archivierung muss im Einklang mit der DSGVO erfolgen, insbesondere in Bezug auf den Zugriff und die Löschung personenbezogener Daten.
5. Revisionssicherheit: Das Archivierungssystem sollte zertifiziert und revisionssicher sein, um rechtliche Anforderungen zu erfüllen.

Welche Vorteile bietet eine professionelle E-Mail-Archivierung?

• Effizienz: Schnelle Suche und Wiederherstellung archivierter E-Mails
• Schutz vor Datenverlust: Vermeidung von versehentlichem oder absichtlichem Löschen wichtiger E-Mails
• Entlastung des E-Mail-Servers: Reduzierung der Speichernutzung und Verbesserung der Performance
• Verbesserte IT-Sicherheit: Schutz vor Cyberangriffen durch zentrale Archivierungslösungen
• Rechtssicherheit: Erfüllung gesetzlicher Vorgaben und Vermeidung von Strafen

Technische Umsetzung der E-Mail-Archivierung

Für die Umsetzung einer rechtssicheren E-Mail-Archivierung gibt es verschiedene technische Lösungen. Dazu gehören:

• On-Premise-Lösungen: Die Archivierung erfolgt auf eigenen Servern innerhalb des Unternehmens. Diese Variante bietet maximale Kontrolle über die Daten, erfordert jedoch entsprechende IT-Ressourcen und Wartung.
• Cloud-basierte Lösungen: E-Mail-Archivierung in der Cloud entlastet die interne IT-Abteilung und bietet Skalierbarkeit sowie regelmäßige Updates durch den Anbieter.
• Hybride Lösungen: Eine Kombination aus On-Premise- und Cloud-Archivierung ermöglicht maximale Flexibilität und Sicherheit.

Häufige Fehler bei der E-Mail-Archivierung

Bei der Implementierung einer E-Mail-Archivierungslösung sollten Unternehmen folgende Fehler vermeiden:

• Fehlende Automatisierung: Manuelle Archivierung kann zu Datenlücken führen und ist fehleranfällig.
• Unzureichende Zugriffskontrollen: Unbefugter Zugriff auf archivierte E-Mails kann Datenschutzverstöße verursachen.
• Nicht DSGVO-konforme Speicherung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass archivierte E-Mails den Datenschutzrichtlinien entsprechen und ggf. personenbezogene Daten gelöscht werden können.
• Fehlende regelmäßige Überprüfung: Ohne regelmäßige Audits und Tests kann es zu Problemen bei der Wiederherstellung oder Compliance-Verstößen kommen.

So wählen Sie die richtige Archivierungslösung

Bei der Auswahl einer passenden E-Mail-Archivierungslösung sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Einhaltung gesetzlicher Vorgaben: Die Lösung sollte alle relevanten Compliance-Anforderungen erfüllen.
• Benutzerfreundlichkeit: Ein einfach zu bedienendes System erleichtert den Zugriff und die Verwaltung archivierter E-Mails.
• Skalierbarkeit: Die Archivierungslösung sollte mit dem Unternehmen mitwachsen und an steigende Anforderungen angepasst werden können.
• Kosten-Nutzen-Verhältnis: Neben den Anschaffungskosten sollten auch Wartung, Support und langfristige Einsparungen berücksichtigt werden.

Fazit

Eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine gesetzliche Pflicht, sondern auch eine sinnvolle Maßnahme zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse und IT-Sicherheit. Unternehmen sollten daher in eine professionelle Archivierungslösung investieren, die sowohl gesetzliche als auch betriebliche Anforderungen erfüllt.

Haben Sie Fragen zur sicheren E-Mail-Archivierung? Wir unterstützen Sie gerne!